Использование шаблонов word

on

Как найти быстрый и доступный способ создавать оформление для писем, брошюр, листовок, визиток и другой полиграфической продукции? Что делать людям, которые на рабочем месте, по учебе или для личных целей хотят самостоятельно набирать и распечатывать красивые и легкие для чтения документы? Часто специалисты, работающие в офисе, вынуждены разрабатывать макеты документов, не имея навыков компьютерной верстки.Облегчить задачу оформления возможно, используя готовые шаблоны типовых документов.Электронный макет публикации создается в программах макетирования. В среде программ верстки наблюдается относительная специализация: одни подходят для создания разного рода рекламной, журнальной, художественной продукции, другие обеспечивают необходимыми средствами макетирование специальной технической и справочной литературы, книг и каталогов. В первых (PageMaker, XPress, InDesign) делается некоторый акцент на работе с графикой, тогда как во вторых (FrameMaker, Ventura Publisher, TeX) — на автоматизации оформления сложных структур текста, нередко насыщенного таблицами, формулами, ссылками .Следует отметить, что перечисленные программы используются для верстки, т. е. компоновки изображений, текста и графических элементов в плоскости листа. Если же брать набор простого текста и его ввод для последующего размещения, то для этого служат специальные программы, такие как Word, OpenOffice, Writer, AbiWord.M icrosoft Word (часто — S Word, WinWord или просто Word) является наиболее популярным из используемых в данный момент текстовых процессоров. Выпускается фирмой «icrosoft» в составе пакета «icrosoft Office» . В отличие от традиционного клавиатурного набора, текстовый процессор icrosoft Word располагает множеством мощных и разнообразных функций, в значительной степени автоматизирующих процесс набора. Отметим важнейшие из этих функций:выбор гарнитуры и кегля шрифта из списка, предлагаемого программой;проверка правописания и ав томатическое устранение ошибок (из предлагаемых вариантов);исправление и перестановка фрагментов текста;автоматический перенос строк по словам;задание абзацных отступов и межстрочных интервалов;применение стилей при оформлении заголовков различного уровня;набор табличных материалов; набор математических и хи мических формул.Несмотря на многочисленные функции для работы с текстом, Word не является программой для верстки, оставаясь, в первую очередь, текстовым процессором. Главная задача файлов программы — хранить текстовую информацию. Тем не менее возможности программы для оформления документов расширяются, и популярность ее неизменно растет. Большое количество документов, выводимых на печать, создаются именно в Word, особенно в бизнес-среде, где icrosoft Office стал стандартом для разработки документации. Таким образом, Word становится одним из основных инструментов оформления печатных публикаций в условиях офисного производства.Можно отметить, что в силу распространения компьютерного набора задача создания публикации значительно упрощается. Однако, как писал классик оформления книги Джеймс Феличи, «правилам типографики несколько столетий, за это время технологии сильно изменились, но цель у типографики осталась прежней: правильный выбор параметров набора шрифта и верстки, необходимых для приятного и полезного чтения». Не обладая специальными знаниями и навыками в области дизайна полиграфии, сделать это непросто.Выбор шаблонаПриступая к разработке публикации, мы знаем цель ее создания. Как правило, известно, какой тип документа планируется разработать — брошюру, отчет, письмо. Также есть примерное представление о том, в каком стиле должна быть выполнена работа: классический, бизнес-стиль, праздничный и др. Существование указанных категорий подсказывает нам некие предустановленные правила формирования тех или иных публикаций. Стандарты, рекомендации, образцы — все это может послужить шаблоном для разработки нашего проекта. Именно в этом заключается один из возможных способов упрощения процесса работы.Шаблоны представляют собой файлы, которые были созданы для многократного использования. Они позволяют сохранить время и силы, необходимые для изменения геометрии страницы и замены ее элементов, которые являются наиболее общими для публикаций определенного типа — например, для журнала или информационного бюллетеня. Шаблон содержит необходимые статические части файла, что позволяет издателю уделять больше внимания созданию его переменного (нового) содержания.Шаблоны часто создаются в промышленных целях, например, для поддержания целостности и преемственности дизайна всех публикаций данной серии или издательства. В нашем случае они облегчают работу над оформлением макета пользователям, не имеющим достаточной квалификации для самостоятельной разработки всех элементов проекта.Если компания не имеет возможности самостоятельно создать необходимые шаблоны, она может обратиться к сторонним дизайнерским организациям для создания собственной библиотеки шаблонов. Потребность в шаблонах обеспечивается реализацией коммерческих коллекций шаблонов, темой которых являются визитные карточки, фирменные бланки, счета, информационные бюллетени, рекламные объявления, брошюры, а также другие типографские издания и деловые средства сообщения .Пользователи, создающие полезные и хорошо разработанные шаблоны, часто передают их своим знакомым для совместного использования или распространяют по сети. Довольно часто разработчики настольных издательских систем включают шаблоны как часть пакета программного обеспечения.Поскольку мы обозначили программу M icrosoft Word как лидера настольных издательских систем, нельзя не упомянуть, каким образом пользователи могут найти и использовать необходимые шаблоны.Основным источником шаблонов является официальная страница icrosoft Office (www.office.microsoft.com). На этом сайте можно найти сотни шаблонов в различных категориях по назначению (например, бланки, визитные карточки, факсы, календари, презентации и многие другие).Распространяются все шаблоны бесплатно, они русифицированы. Технологически макет представляет собой обычный файл Word с расширением doc, в котором размещается профессионально сверстанный документ по выбранной теме. Файл уже имеет все поля и разлиновку. В большинстве случаев шаблон включает в себя демонстрационный текст и графику, остается только менять их на необходимые именно нам.Также в сети Интернет есть сайты, распространяющие шаблоны платно. К примеру, сайт www.templatecentral.com.Предлагается два вида доступа к файлам: 54,95 $ за каждый шаблон или 99 $ за годовой доступ ко всей базе сайта с возможностью использовать шаблоны без ограничения. Подача макета аналогична шаблонам с сайта Майкрософт.По-своему интересен сервис www.templatezone.com. Авторами ресурса была разработана специальная программа OfficeReady, которая устанавливается на компьютер и содержит в базе около 400 готовых шаблонов в различных категориях. Поиск в каталоге может осуществляться как по продукции — визитные картиночки, папки, бейджи, так и по дизайну — классический, современный, неформальный, бизнес.В отличие от бесплатных шаблонов от M icrosoft Office, в программе OfficeReady есть возможность самостоятельно настраивать цветовую схему документа, а также сохранять файл, созданный для Word в формат pdf (Adobe Portable Document Format) для удобства передачи по сети, печати, с сохранением всех нюансов оформления. Стоимость программы также составляет около 100 $.В основном аналогичные сервисы Интернета дублируют указанные ресурсы, предоставляя в среднем один набор опций и формат макетов.Помимо формата doc, шаблоны Word могут сохраняться в специальном файле с расширением dot. В нем сохраняются так называемые стили. С помощью стилей удобно оформить всю публикацию, включая иерархическое построение заголовков, таблицы, подрисуночные подписи, оглавление и другие сложные элементы верстки; также можно использовать стандартную опцию применения стилей.Существует две основные составляющие макета, по которым можно проследить отличия шаблонов:- формат, общий размер и форма документа;- модульная сетка. Технология компьютерной верстки позволяет абсолютно свободно размещать текстовые и графические материалы на страницах или полосах издания заданного формата.Для получения единства стиля необходимо использовать базовую структуру страницы, которая образуется с помощью модульной сетки, состоящей из границ полей, а также из вертикальных и горизонтальных направляющих. Построение модульной сетки можно рассматривать как важный творческий аспект макетирования, так как именно она определяет композицию будущего документа.При разработке макетов специалистами модульная сетка используется как при макетировании, так и при окончательной верстке. Для макетов с жестко организованным оформлением страниц требуется более детально разработанная сет ка, которая должна четко определять места расположения текста и изображений. Ограничения сетки представляют некую канву для принятия решений, в то время как возможности шрифтовых решений, размещения текста и иллюстраций остаются практически безграничными. При разработке макетов, к примеру, брошюр, на основе одной сетки могут быть выполнены несколько шаблонов — с различной величиной заголовков, иллюстрациями, шириной колонки.Также при разработке шаблонов продумывается размещение иллюстраций, шрифтовые блоки, место для логотипа, технологические метки, такие как незапечатываемая область, места сгиба или среза.Итак, в готовых шаблонах указанные элементы макета продуманы и профессионально скомпонованы в файле документа. Остается лишь воспользоваться шаблоном, подменяя переменные составляющие, такие как текст и изображения. Такой подход может помочь быстро создавать качественные макеты как простым пользователям, так и профессионалам.Пример разработки шаблона Word для оформления комкоммерческих предложенийКак мы уже сказали, использование шаблонов упрощает разработку макетов документов. В качестве примера применения шаблонов будет рассмотрен процесс разработки дизайн-макета коммерческого предло ения.Многими разработчиками предлагаются типовые решения этой задачи. Наша цель — выявить основные принципы формирования макета и создать собственную схему построения шаблона. В основе разработки макета будут лежать следующие принципы:- шаблон предназначен для создания типового коммерческого предложения;- в основе шаблона лежат принципы оформления, позволяющие адаптировать его под конкретную специфику компании при соблюдении общей структуры документа;- макет может масштабироваться в зависимости от объема документа;- файл разрабатывается для программы Microsoft Word. Тем не менее элементы дизайна и общие принципы, выявленные при создании шаблона, могут быть использованы в других программах верстки для создания аналогичных брошюр;- полученный в результате работы с макетом документ может просматриваться на экране в электронном виде и быть распечатан;- создаваемый шаблон рассчитан на использование пользователем, владеющим офисными программами на среднем уровне;- помимо электронного файла шаблона, на основе которого пользователь разрабатывает документ, будет создана инструкция позволяющая произвести правильную печать и послепечатную обработку.Элементы шаблонаРассматрим основные части шаблона, выявленные при работе с предложениями сторонних разработчиков, а также в процессе создания документов для различных фирм, и этапы работы с готовым файлом шаблона.1. Элементы структуры документа ? Титульный лист. Его наличие позволяет предварить для читателя содержание первой информационной страницы, может привлечь внимание графикой, крупным названием. Как правило, титульный лист оформляется лаконично, содержит название документа, логотип компании, может включать краткие реквизиты. Он может быть наиболее броским, с использованием крупной фоновой графики, фирменного графического блока.? Закрывающая обложка. Как правило, оформляется в общем стиле с титульным листом или содержит минимальное количество данных, к примеру, информацию о защите прав на содержание документа и краткие реквизиты компании, иногда — логотип.? Блоки с данными. Основная содержательная часть документа — текст, фотографии, информационная графика. Оформляется с помощью предустановленных в макете параметров для текстовых и графических блоков. На открывающей странице может использоваться фоновая графика, традиционно увеличено верхнее поле, также может располагаться фирменный графический блок. На остальных страницах поля уменьшены, блоки формируются в зависимости от содержания. Приложение с фотоматериалом. Если требуется, отдельным приложением размещаются иллюстрации и фотографии, задается стиль компоновки и подписей.2. Элементы оформления страниц? Фирменный графический блок. Как правило, это логотип, товарный знак, текстовая информация с названием компании. В случае, если коммерческое предложение информирует об акции, мероприятии, специальном предложении, может быть разработана соответствующая символика. Такая графика может стать дополнением к основному логотипу компании или специальным знаком.? Фоновые графические элементы. Это могут быть геометрические формы, фотографии, орнамент, текстура для привлечения внимания и передачи эмоциональной составляющей оформления обложки. Подобные изображения могут быть типовыми и не нести смысловой нагрузки, либо разрабатываться специально. Зачастую фоновые графические элементы являются постоянной составляющей шаблона. Это позволяет экономить на индивидуальном оформлении и получать профессионально оформленные документы. ? Блок с основной текстовой информацией. Содержание документа меняется, хотя существуют шаблоны, имеющие готовые варианты текста на различные темы. В таких макетах меняется только переменная текстовая часть — название компании, получателя и прочее в зависимости от контекста предложения. В общем случае текстовое поле представляет собой пустой блок, имеющий заданные геометрические параметры. Текст, помещаемый в такой блок, автоматически принимает вид, заданный дизайнером при верстке шаблона.? Блоки с фотоматериалами. Элементы оформления страницы, публикации, в которые помещаются фотографии в зависимости от контекста документа.? Линейки. Линии различной толщины, служащие разделителями, могут быть использованы по усмотрению пользователя в конце разделов или под фотографиями. Линии размещаются в макете как свободный графический элемент, могут перемещаться или дублироваться. В зависимости от графической концепции линии могут быть различной толщины, цвета или другим образом стилизованы.? Маркеры. Графические элементы простой формы. Могут быть использованы в маркированных списках или служить в качестве отметки начала или окончания раздела.3. Типографические параметры набора текстовых данныхДля форматирования текста применяются стили, сохраненные в файле шаблона. Для применения того или иного стиля текст в документе выделяется, и ему присваиваются настройки выбранного стиля. Разработчиками шаблонов предлагаются различные комплекты стилей. Мы считаем целесообразным задавать параметры для основных групп данных:а) заглавный шрифт на первом л